平成２５年度第１回役員総会

お忙しい中、役員総会にご出席いただき有難うございました。

議事録のお知らせです。
内容については、今後検討すべきことも含まれています。
役員会で検討していきたいと思いますが、ご意見等がございましたらお知らせください。

なお、７月２１日、２２日のほおずき祭りに参加いただける方は、是非ご連絡ください。

やっていただくことは、同窓生探しです。

牛田中学校同窓会 会長　泉田 浄明

　
平成２５年度第１回役員総会議録　　　　　
日時　　平成２５年７月５日（金）１８：３０
場所　　牛田中学校

１　配布資料（５部）

本紙（議案）、平成２５年上半期行事内容、第２回同窓会総会までの行動計画、会則、回期早見表。

２　平成２５年上半期行事報告と下半期行事予定別紙

３　第２回同窓会総会までの行動計画

（１）基本方針（会則第２条）

本会は会員相互の親睦をはかり、地域と連携して母校の発展に寄与することを目的する。

（２）具体的な取り組み内容

①地域と連携して、母校の発展に寄与する取組み

・在校生、卒業生で顕著な活動をしているものの応援。

町田樹君（４３回生、フィギアスケート。横断幕作成）

パソコン部（NHK杯放送コンテスト全国大会出場。横断幕作成）

・部活動の支援（吹奏楽部の校外演奏時の移動費用など）

・体育祭応援合戦における優勝、準優勝トロフィーの授与など

・同窓会ホームページ（ブログ）での情報発信など

・PTAとの連携など

②会員相互の意思疎通を図る取組み

・役員会、役員総会、同期会、懇親会、研修会等の定期的な開催

・ホームページ（ブログ）へ情報掲載

・空白回期の総括責任者とのパイプを太くして組織を事務局が把握する取組み

４　協議事項

【同窓会と同期会の関係について】

（１）両者の意思疎通について

・学年幹事（２名）は、同窓会との意思疎通を図る。（必要により連絡担当を設ける）

・クラス幹事以上の役員名簿を回期ごとに作成する。

学年幹事又は連絡担当からクラス幹事を同窓会へ報告。

連絡方法・・・電話、メール、文書。

（２）会員名簿の整理・保管について

・会員名簿を事務局（牛田中学校）で同期会ごとに作成、保管。

・同窓会所有の会員名簿を同期会に提供。

（次のとおり修正）会員名簿は、事務局（母校）で保管。個人情報保護の観点から、貸出ルールを定めるまでは会員名簿の貸し出しをしない。

・会員名簿の更新、維持の管理主体は、同期会。

（３）ホームページ（ブログ）の共有について

①　同期の連携を深めるため、同窓会ブログに掲載することの承認が得られた各回期の学年幹事（又は連絡担当）名及び連絡方法を掲載する。

②　同期会開催案内を掲載する。

（４）同窓会への報告について

次の場合は、学年幹事又は連絡担当から事務局（牛田中学校）又は会長（ブログ掲載の連絡先）へ報告する。

①役員（クラス幹事を含む）の連絡先変更及び異動

②同期会の開催案内

③意見要望等

【学年幹事空白回期の減少策について】

（１）これまでの取組み

第１回同窓会総会の実行委員の方、卒業時の学年幹事・クラス幹事の方に学年幹事又は連絡担当を依頼する方法。

（２）今後の取組み

上記によっても埋まらない回期について、知り合い等の伝手で埋めていく方法。

（３）空白回期（全く不明、５１回期中１３回期）

１２、２６、２９、３４、３５、３６，３８，４０、４２，４３，４４、４５、４６の１３回期。

【運営経費の捻出について】

（１）収支試算別紙

（２）運営経費増に見合う収入の確保について

同窓会の目的を達成するために必要な収入を確保。

①　ホームページに振込先を掲載して寄付を募る。

②　同期会、同窓会総会懇親会の際、寄付金箱を持ってテーブルを回り寄付を募る。

【ほおずき祭り参加】

７月２０日（土）　１６：３０現地集合　　１８：００～最終２１：００

７月２１日（日）　１７：３０現地集合　　　　　　同上

参加できる方は、上記時間内に参加ください。

【会員名簿整理作業】

９月８日（日）　牛田公民館　　１３時（予定）　～　

各回期ごとに突合作業をするため、出来れば１回期１名以上の参加をお願いします。

５次回役員総会の開催予定について

１１月１０日（日）１６：００～１９：００に会議、懇親会を予定しています。

・会費　５，０００円予定

・場所　メルパルク広島を予定

＊変更があるかもしれません。正式決定後にご案内します。